Cos'è un canale di informazione interno?

È il mezzo attraverso il quale i dipendenti e qualsiasi altra persona legata all’attività dell’organizzazione, possono segnalare in modo confidenziale comportamenti che possono essere contrari ai regolamenti interni dell'azienda, alle disposizioni della legislazione vigente, quando costituiscono un illecito amministrativo grave o gravissimo, nonché violazioni del diritto del lavoro in materia di salute e sicurezza, comportamenti sospetti di reato, violazioni del diritto dell'Unione Europea in relazione ai propri interessi finanziari o che hanno un impatto sul mercato interno.

Come funziona?

• Tramite la compilazione di un modulo è possibile segnalare uno di quei comportamenti che potrebbero essere contrari alla legge e al rispetto dell’organizzazione regolamentati da parte di amministratori, dipententi, fornitori o altri agenti legati all’attività del Ivirma. 
• Se lo si desidera, la comunicazione può essere anonima. In questo caso, nella compilazione del modulo non devono essere inseriti i dati che possano identificare l’informatore, come e-mail, telefono o qualsiasi altro dato. Inviando la segnalazione anonima ti verrà fornito un codice di tracciamento per poter seguire lo stato della tua comunicazione, nonché da poter  comunicare con il gestore del sistema.
• È possibile allegare qualsiasi prova, immagine, video o documento che supporti o provi i fatti denunciati.
• Tutte le comunicazioni ricevute saranno studiate e indagate dal responsabile del canale, che svolgerà le relative indagini per chiarire la veridicità o la falsità della comunicazione.
• Il responsabile del canale dovrà garantire la tutela dei diritti e dei dati personali del sospettato.
• Una volta ricevuta una comunicazione, verrà avviata la procedura per gestirla quanto segue:
• Invio della conferma di ricevimento della comunicazione al segnalante entro il termine di sette (7) giorni di calendario dal ricevimento, salvo che ciò possa compromettere la riservatezza della comunicazione.
• Il termine per lo svolgimento dell'indagine non può essere superiore a tre (3) mesi dal ricevimento della comunicazione o, nel caso in cui non sia stata inviata alcuna ricevuta di ritorno al segnalante, tre (3) mesi dalla scadenza del periodo di sette (7) giorni successivi alla comunicazione. Salvo casi di particolare complessità che richiedano una proroga dei termini, nel qual caso può essere prorogato fino a un massimo di altri tre (3) mesi aggiuntivi.
• Viene stabilità la possibilità di mantenere la comunicazione con l'informante e, se ritenuto necessario, verranno richieste informazioni aggiuntive.
• La persona interessata ha il diritto di essere informata delle azioni o omissioni a lui attribuite e di essere ascoltato in qualsiasi momento. Questa comunicazione avrà luogo nei tempi e nei modi ritenuti opportuni dal Responsabile del Canale al fine di garantire il buon esito delle indagini. Durante il trattamento della comunicazione,vige la presunzione di innocenza e il diritto all'onore della persona colpita.
• Al termine dell'indagine, il responsabile dell'indagine redige una relazione che viene trasmessa al Consiglio di amministrazione per i provvedimenti del caso.
• Quando i fatti possono essere indicativi di un reato, la segnalazione verrà trasmessa alla Procura della Repubblica. Nel caso in cui gli eventi ledano gli interessi finanziari dell'Unione Europea, verrà inviata una relazione. della Procura europea.

Obiettivi delle comunicazioni:

• Individuare condotte illecite ;nomine o irregolarità.
• Accesso al canale informativo interno di tutti i nostri dipendenti e di terzi.
• Garantire riservatezza e anonimato.
• Proteggere adeguatamente il segnalante come parte fondamentale per la cultura di conformità dell'organizzazione.
• Ricezione e trattamento di domande o comunicazioni su irregolarità o violazioni delle normative, commesse da dipendenti o stakeholder.
• Proteggere le informazioni sensibili del Ivirma.
• Preservare la reputazione.
• Generare fiducia con i nostri stakeholder.
• Migliorare i processi interni.

Garanzie del canale di comunicazione interna:

• I dipendenti saranno informati circa lo scopo e il funzionamento del canale informativo interno.
• Le comunicazioni presentate possono essere anonime  (a scelta del segnalante). Non è necessario includere l'identità del segnalante, né l'ufficio da cui proviene la comunicazione, né alcuna informazione che ne consenta l'identificazione.
• Le comunicazioni sono strettamente confidenziali, solo le persone che gestiscono il canale avranno accesso alla comunicazione e solo loro potranno comunicare con il segnalante.
• Assenza di ritorsioni, discriminazioni o/ penalità per i denuncianti in buona fede.
• L'informante può, se del caso, esercitare i propri diritti di accesso, rettifica, opposizione, o cancellazione (“diritto all'oblio”), limitazione del trattamento, portabilità e non essere soggetto a decisioni individualizzate.
• Il Channel Manager è autonomo e indipendente nella gestione delle comunicazioni.
• Stabilisce meccanismi per evitare conflitti di interessi nella gestione e nell'investigazione delle comunicazioni ricevute.

Esterno Canali di comunicazione

L'informatore può utilizzare i canali esterni designati dalle autorità competenti, in conformità con la legislazione applicabile in ciascun caso, per segnalare eventuali irregolarità. Tali canali possono includere le istituzioni, gli organi, gli uffici o le agenzie dell'Unione europea abilitati a tale scopo, o entità esterne all'Unione europea.